Проведение инвентаризации в магазине

Инвентаризация на предприятиях сферы торговли является важнейшей контрольной точкой товарооборота. Она показывает, сколько позиций в наличии и по документам, есть ли недостачи, излишки и насколько они велики. Потери есть у каждого магазина и до 1,7-2,3% от товарооборота они считаются нормой, но когда отчеты раз за разом показывают рост, это свидетельствует о проблемах.

Основные задачи

Первоочередная задача инвентаризации в торговле — выявление пересортицы и недостач. Это та проблема, которая на поверхности и требует срочных мер, ведь по статистике 11% потерь в магазине (0,3% товарооборота) составляют недостачи. И если сегодня их списать и забыть, через год-другой магазин может столкнуться с реальными убытками.

Помимо оценки фактического наличия товара на полках, инвентаризация магазина помогает:

отслеживать корректные остатки в программе учета и оптимизировать товарооборот,
контролировать процент потерь при усушке, утряске или истечении срока годности,
ужесточить контроль за товарами группы риска (свежая продукция, товары прикассовой зоны и пр.).

Виды инвентаризации

По формату проведения инвентаризация в магазине может быть плановой и внеплановой. Обе проходят по одному сценарию, но плановая вносится в график, а внеплановая проводится вне графика. Например, при подозрении на кражи или при смене материально-ответственного лица.

График плановой проверки составляется на год вперед и утверждается приказом. Внеплановый учет также инициируется приказом руководства, но подотчетные лица и члены ревизионной комиссии узнают об инвентаризации по факту издания приказа.

По масштабу ревизии делятся на полные и частичные (выборочные/локальные). Полные проводят, как правило, в ночное время или закрывая магазин на день. Оптимально с одновременным учетом склада. Выборочная ревизия затрагивает конкретную категорию или группу продукции и может проводиться без закрытия магазина.

Полную инвентаризацию делают не реже двух раз в год, а 1 раз в квартал или 1 раз в месяц — выборочную, по категориям и типам товаров с повышенным риском порчи или кражи. Такая периодичность позволяет управляющему оперировать актуальными данными об остатках и ассортименте.

Время и форматы инвентаризации на предприятиях торговли не регулируются нормативно-правовыми актами РФ, однако Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н уточняет, что в учетной политике организации должен прописываться «порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации». То есть в этом документе предприятие должно оговорить график, возможно, указать постоянный состав комиссии (по должностям) или определить оптимальную периодичность выборочных ревизий.

Порядок и этапы

Инвентаризацию любого формата и масштаба инициирует приказ руководителя. Документ определяет:

состав комиссии,
объем работ (полная проверка или выборочная, с указанием групп и категорий),
начало и завершение,
основание.

Для первой инвентаризации дополнительно к приказу нужно подготовить Инструкцию о порядке учета. Это необязательный, но полезный документ внутреннего пользования. В нем прописываются детали и методы, набор инструментов для ревизии, время проведения, подготовительный этап и методика. Например, устанавливается количество счетчиков на один стеллаж, направление пересчета (справа налево и сверху вниз), отметки на проверенных стеллажах и пр. Такая инструкция впоследствии сэкономит массу времени и сил на решение мелких, но важных вопросов.

Помимо приказа обязательным документом для инвентаризации в магазине является ведомость. Она составляется на основе приходных/расходных документов, переданных в бухгалтерию перед учетом. Соответственно, к каждой проверке ведомость составляется заново. По ней инвентаризация товара идет через сверку фактического наличия с остатками по документам.

В комиссию включают лиц, имеющих непосредственное отношение к товарообороту: бухгалтера, товароведа, администратора, управляющего. Чтобы ускорить процесс, члены комиссии могут привлекать к работе других сотрудников для ведения учета по местам хранения, пересчета товаров конкретных групп, измерения объема и массы, перекрестной проверки уже посчитанных товаров.

Важно! Материально-ответственное лицо (МОЛ) уведомляется об инвентаризации, присутствует при учете, но не участвует в процессе, так как является лицом, заинтересованном в результатах. Более того, если МОЛ не присутствует при пересчете, результаты могут быть признаны недействительными.

Ведомость с отметками о фактическом наличии по завершении проверки поступает в бухгалтерию, где фактические остатки и данные учета переводятся в сличительную ведомость. По ней можно оценить остатки предыдущей проверки, сравнить их с данными приемки, реализации и естественной убыли, учесть возвраты и списания. При выявлении недостачи или пересортицы изучаются причины и оценивается правомерность действий материально-ответственного лица.

После инвентаризации товаров в магазине остаются следующие документы:

Приказ с датой, основанием, членами рабочей группы и подписями всех ознакомленных с ним лиц.
Расписка материально-ответственного лица о передаче приходно-расходных документов в бухгалтерию.
Инвентаризационная ведомость.
Сличительная ведомость.
Акт о завершенной проверке или протокол инвентаризационной комиссии.

Приказ, ведомости и акты могут оформляться по унифицированным формам Госкомстата России или внутренним регламентам. В последнем случае внутренние, принятые в компании формы приказа, ведомостей и актов, должны быть закреплены в учетной политике предприятия.

Время проведения

Для покупателей объявление «Магазин закрыт на учет» не более чем досадное стечение обстоятельств. Для магазина — просадка, как минимум, в дневной выручке. Чтобы минимизировать потери и не закрывать торговую точку, руководители стараются переносить инвентаризацию на ночное время. Для маленьких магазинов это хоть и неудобный, но допустимый вариант, а вот для крупных супер- и гипермаркетов — не выход: количество товаров в торговом зале сложно пересчитать за одну ночь силами сотрудников текущей смены. А в силу личных или семейных обстоятельств не весь персонал может выйти на ночную работу. При этом разбивать процесс на две или три ночи недопустимо, иначе нельзя ручаться за актуальность и достоверность полученных данных.

Независимая инвентаризация в компании REVIZOR

Проблему учета товара в торговых залах крупных магазинов решает независимая инвентаризация компанией REVIZOR:

За одну ночь, независимо от масштаба. Штат компании позволяет вывести на проверку более 250 ревизоров и пересчитать торговый зал за 12 часов.
По всей стране. Для торговых сетей с географически распределенной сетью магазинов важно получать результаты пересчета с минимальным разбросом времени. Желательно день в день. У REVIZOR есть счетчики и ревизоры во всех регионах России, что дает возможность одномоментно проверять несколько магазинов сети.
Без человеческого фактора. Ревизоры компании не заинтересованы в конкретных цифрах и результатах проверки. Для них главное — точность. Именно поэтому в отчетах только объективные цифры и актуальные данные.

В рамках инвентаризации магазинов REVIZOR проводит полные и выборочные проверки, плановые и внеплановые ревизии. В работе используется собственное программное обеспечение и инструментарий, а отчетные данные и сведения о проверках защищены договором о неразглашении.

На разовой и постоянной основе мы проводим инвентаризацию федеральных ритейлеров и локальных розничных сетей. С реализованными и текущими проектами вы можете ознакомиться в разделе «Проекты». Чтобы уточнить сроки, рассчитать стоимость и задать вопросы по инвентаризации ваших магазинов, позвоните по тел. +7 (495) 145-79-73 или напишите на e-mail info@rvzr-invent.ru.