Вернуться
Подготовка к инвентаризации

16.12.2019 / Статьи Подготовка к инвентаризации

Подготовка к инвентаризации это, в основном, работа с документами. Но работа важная и обязательная. Если сделать ее вовремя и правильно, инвентаризация пройдет быстрей и четче.  

Формирование инвентаризационной комиссии

Подготовка к инвентаризации, будь это склад, магазин,филиал банка или промышленный объект, начинается с создания комиссии. В нее можно включать:

В свою очередь нельзя вводить в ревизионную группу материально-ответственное лицо.

Полный список работников, которых можно или нельзя включать в состав комиссии, есть в Методических указаниях по Приказу Минфина № 49 от 13.06.95 г.

При формировании списка важно, чтобы в составе рабочей группы были люди, разбирающиеся в ситуации. Поэтому для проверки финансовых активов предприятия в комиссию включают сотрудника бухгалтерской/аудиторской службы, а при инвентаризации склада, оборудования и имущества, передаваемого в аренду, будет более полезен работник службы снабжения, ОТК, мастер цеха и пр.

Чтобы каждый раз перед ревизией не составлять отдельный список сотрудников, можно сформировать постоянно действующую комиссию. Для этого ее придется оформить приложением к Учетной политике, отметив должности без ФИО. Тогда при увольнении или найме новых сотрудников на работу документ не придется корректировать.

Минимальный состав комиссии 2 человека. В нормативных документах нет ни указаний, ни рекомендаций по количеству сотрудников в ревизионной группе, но если в ней есть председатель, логично предположить и наличие хотя бы одного рядового члена. Максимальный состав также ничем не ограничивается, поэтому для ревизии крупного склада или большого производственного предприятия можно создавать комиссии из 3, 5, 8 или большего количества человек.

Приказ № 49 допускает привлечение к ревизии представителей независимой компании. Этот момент также необходимо указать в Учетной политике, если компания планирует воспользоваться услугами внештатных счетчиков и экспертов-ревизоров.

Подготовка к инвентаризации

Издание приказа

На втором этапе подготовки к инвентаризации руководитель предприятия издает приказ. Его можно оформить по ИНВ-22 или разработанной на предприятии форме. В последнем случае форма должна быть утверждена Учетной политикой. В приказе, издается ли он по форме ИНВ-22 или на фирменном бланке организации, должны быть учтены все ключевые моменты:

Приказ подписывают все упомянутые в нем лица, а утверждает руководитель компании. Также с приказом необходимо ознакомить материально-ответственных лиц, потому что именно они к началу инвентаризации должны передать в бухгалтерию все документы на приход и расход. Это нужно, чтобы в бухгалтерии подготовили отчет по остаткам и сделали ревизионную ведомость.

Составление план-схем и ведомостей

План-схема документ необязательный, но удобный. Его не нужно нигде заверять и визировать. Достаточно согласовать с членами рабочей группы, чтобы каждый знал зону своей ответственности и понимал объем работы. Для составления схемы достаточно ориентироваться на месте и знать, где что лежит, чтобы разнести зоны подсчета ТМЦ/ОС по разным характеристикам и распределить по ним людей.

Инвентаризационная ведомость, напротив, документ обязательный. В нем указаны наименования, артикулы, единицы хранения и расчетные остатки. Это основа, от которой отталкиваются счетчики и ревизоры, сличая и подсчитывая количество ТМЦ или ОС. Ведомость относится к первичной документации и передается в бухгалтерию по завершении проверки. Оформить ее можно по унифицированному образцу, утвержденному Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 или доработать, утвердив новую форму в Учетной политике.

Для каждого проверяющего распечатывается собственная ведомость. Даже в том случае, когда один участок проверяют сразу два дублирующих друг друга сотрудника.

Потом, по итогам инвентаризации, документ подпишет проверяющий, председатель комиссии и материально-ответственное лицо, а потом завизирует директор предприятия.

подготовка объекта инвентаризации

Подготовка объекта инвентаризации

Чтобы облегчить работу счетчиков и ускорить процесс, место проведения ревизии нужно тщательно подготовить. Приводим краткий чек-лист, который облегчит этот процесс:

  1. Собрать пакет документов (ведомости, приказ, схему зонирования и пр.)
  2. Определиться с технологией и последовательностью проверки.
  3. Обеспечить свободный доступ к оборудованию, полкам, ярусам, местам хранения мелкоштучных товаров.
  4. Если склад большой, разметить зоны учета, указав их границы и ярусность. Это тем более необходимо, если проводится выборочный подсчет ТМЦ.
  5. Оповестить поставщиков/покупателей/персонал о прекращении приемки и отгрузки.
  6. Подготовить устройство для опечатывания, если знаете, что закончить ревизию за 1 день не получится.
  7. Подготовить сейф или закрывающийся на замок шкаф, где можно будет хранить ревизионные ведомости на время перерыва в инвентаризации.
  8. Доставить на место проверки и настроить оборудование для взвешивания сыпучих и весовых ТМЦ, измерения объема ЛКМ, ГСМ и пр.
  9. Позаботиться о том, чтобы на месте проверки были изолированы или специальным образом промаркированы предметы, не подлежащие учету (личные вещи сотрудников, дожидающиеся утилизации ТМЦ).
  10. Предупредить службу безопасности о необходимость обеспечить доступ ревизоров на объект, особенно если проверка проводится ночью.

Про эти, казалось бы, очевидные мелочи, часто забывают. А они могут серьезно осложнить проверку. Чтобы учесть все нюансы, уделите подготовительному этапу не меньше времени, чем инвентаризации. Или доверьте весь процесс, от начала до конца, специалистам Revizor. Будет быстро, аккуратно, объективно.

Заказать звонок