Инвентаризация имущества организации: порядок проведения и цели

Инвентаризация — эффективный метод контроля имущества организации, но для руководства и владельцев бизнеса он был и остается сложным, дорогим инструментом. Он требует времени, кадровых и технических ресурсов, хотя далеко не всегда дает ожидаемый результат: данные неоднозначные, их сложно интерпретировать, а ошибки в оформлении не позволяют доказать и взыскать ущерб. В этом материале мы пошагово распишем порядок инвентаризации имущества организации, приведем документальную базу и расскажем, что делать с результатами.

Инвентаризация позволяет держать руку на пульсе и объективно оценивать реальную ситуацию с имущественным комплексом компании. По бумагам все может быть стабильно, но данные бухгалтерского учета и фактическая картина часто не соответствуют друг другу. Именно для оценки реального положения дел и проводится учет имущества:

сверяется и уточняется наличие имущества на балансе предприятия,
элементы имущественного комплекса проверяются на предмет соответствия параметрам качества (состояние, функциональность),
оценивается объем излишков или недостач,
контролируются условия хранения, содержания имущества.

Состав имущества и периодичность инвентаризации

В состав имущества входят все материальные и нематериальные активы, которые используются в хозяйственной деятельности. Это недвижимость, включая земельные участки, производственные и складские здания, вспомогательные сооружения, и движимое имущество (транспорт, оборудование, топливо).

К имуществу также относится готовая продукция, сырье, резервы, ценные бумаги, денежные средства в наличном и безналичном выражении. Список нематериальных активов тоже внушительный:

промышленные образцы,
патенты и патентованные технологии,
контракты об отчуждении исключительного права,
авторские права,
программное обеспечение,
базы данных.

Как и другие виды инвентаризации, ревизия имущества предприятия выполняется в плановом и внеплановом порядке. Внеплановая проверка обычно частичная, так как в сжатые сроки организовать полную проверку всего имущественного комплекса могут позволить себе единицы. Плановая проверка может быть полной или тоже частичной, охватывая только недвижимое или только нематериальное имущество.

Важно отметить, что все основные средства должны быть пересчитаны не реже 1 раза за 3 года, а в полном объеме инвентаризация имущества организации обязательно проводится при:

при смене материально-ответственных лиц,
составлении годовой бухгалтерской отчетности,
выявлении фактов хищения или порчи,
ликвидации и реорганизации,
повреждении имущества вследствие опасных природных явлений и техногенных аварий.

При передаче имущества в аренду, выкупе или продаже допускается ограничиваться инвентаризацией конкретно этого имущества. То есть, если предприятие передает в аренду парк автобусов, проводится инвентаризация автобусов. Офисные помещения, склады и ремонтные мастерские, например, можно не проверять.

Впрочем, у владельца или руководителя бизнеса есть полномочия инициировать инвентаризацию по другим поводам: законодательство не ограничивает его в сроках, масштабах и частоте ревизий

Порядок проведения

Общий порядок инвентаризации определяют «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49. Большую часть информации по регламенту и документальному сопровождению можно узнать из этого документа, но мы выделили самое главное и по шагам расписали процесс с одной целью — показать как корректно задокументировать ревизию, получить объективные результаты и использовать их при возмещении ущерба. К сожалению, очень часто наблюдаем ситуацию, когда из-за неподписанного акта, отсутствия приказа или неправильно составленной описи — неверно оформленных документов результаты ревизии признаются недействительными и компания не может призвать материально-ответственное лицо к ответственности.

Подготовка

На этапе подготовки для проведения инвентаризации формируется ревизионная команда. В нее включают представителей руководства, экономистов и бухгалтеров, работников юридической и технической службы. Состав команды и глава комиссии утверждается приказом руководителя. В нем же отмечаются сроки, объем инвентаризации и тип имущества, которое необходимо проверить. Все члены комиссии обязательно знакомятся с приказом под роспись.

Обратите внимание, что в состав комиссии нельзя включать материально-ответственных лиц. Они не могут проверять — проверяют их. Однако при инвентаризации материально-ответственные лица должны присутствовать.

Чтобы у ревизии была документальная база, комиссии нужны приходно-расходные документы по проверяемому имуществу. От материально-ответственного лица потребуется сдать их в бухгалтерию под расписку. На этом же этапе готовятся описи:

ИНВ-1 для основных средств;
ИНВ-3 для товарно-материальных ценностей, причем отдельная по каждому материально-ответственному лицу;
ИНВ-5 для ТМЦ на ответственном хранении;
ИНВ-6 для ТМЦ, находящихся в пути (поставка на склад или доставка покупателю);
ИНВ-11 для расходов будущих периодов;
ИНВ-15 для денежных средств (наличные).

ИНВ — унифицированные формы по учету результатов инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000). Они рекомендованы, но не обязательно для применения. Разрешено делать описи и акты в свободной форме, удобной для предприятия. Нужно только зафиксировать принятые формы в учетной политике организации.

Инвентаризация

Второй этап — это и есть инвентаризация. Комиссия выходит на объект/объекты и непосредственно на месте проверяет активы, оценивает их состояние, качество и условия хранения.

Сырье, готовую продукцию и товарные запасы замеряют, взвешивают, проверяют даты, состояние и сроки годности. Недвижимость оценивают на предмет целостности и заявленных характеристик (этажность, планировка и пр.), у транспорта и оборудования проверяют технические паспорта и пр. Это самая сложная и трудозатратная стадия:

необходимо позаботиться, чтобы на ревизию вышли все члены комиссии, так как при неявке одного из них результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными;
к проверке необходимо подготовить оборудование и инструменты для обмеров, исходную документацию (например, техпланы на здания и сооружения, паспорта на оборудование);
собрать линейный персонал и погрузчики для практической помощи, включая перетаскивание, взвешивание, подъем изделий, тары, оборудования;
подготовить материалы для опечатывания помещения, если инвентаризация идет дольше одной смены или рабочего дня;
установить сейф для временного хранения описей и предварительных результатов на время отсутствия комиссии (в обеденный перерыв, на ночь).

Когда инвентаризация проводится на складе, в местах временного хранения товаров и сырья, в помещениях технологических линий, желательно привлекать к процессу технических специалистов. Они помогут точно идентифицировать ТМЦ, если он не промаркирован, разобраться в особенностях хранения, смогут объективно оценить состояние проверяемого имущества.

Хорошо, когда в компании внедрена система штрих-кодирования. В этом случае работать с материальными активами проще: по номеру, артикулу или штрих-коду можно узнать название товара, посмотреть данные прихода, найти место хранения и пр.

По факту наличия имущества комиссия составляет инвентаризационные описи и сопоставляет полученные результаты с данными бухгалтерского учета.

Если выявляются количественные расхождения, они отражаются в сличительных ведомостях. Ведомости распечатывают в двух экземплярах по форме, принятой в компании. Желательно предварительно утвердить форму ведомостей в учетной политике. Для решения вопроса с расхождениями руководитель издает приказ. На его основе корректируются данные бухучета и инициируются служебные проверки. Итоги ревизии перед годовой отчетностью отражают в годовом балансе, списывая негодное имущество и брак с учета.

Итоги инвентаризации

Результаты инвентаризации отражаются в акте. Акт можно составить по ОКУД 0504835 или в свободной форме. В зависимости от целей и задач, акт может включать весь объем имущества или составляется по каждому активу отдельно. Если обнаружены излишки, их отражают в проводке ДТ 01 КТ 91-1. Для недостач используются проводки ДТ 02 КТ 01, ДТ 94 КТ 01, ДТ 91-2 КТ 94 и ДТ 73 КТ 94 и ДТ 50 КТ 73. Две последние — для случаев, когда найдены виновные в недостаче и с них удержана компенсация.

Если после инвентаризации в компании найдены серьезные недостачи или неучтенные материальные активы, рекомендуется организовать заседание ревизионной комиссии с составлением протокола. Протокол не входит в перечень обязательных документов инвентаризации, но если дело дойдет до суда, поможет доказать причиненный ущерб —протоколы инвентаризационной комиссии принимаются судом при составлении доказательной базы.

Варианты инвентаризации

Инвентаризацию можно провести собственными силами или привлечь независимую команду. В первом случае это будет условно бесплатно. Условно, потому что придется оплачивать сверхурочные членам комиссии и привлеченным сотрудникам, останавливать отгрузки и поставки, делать паузу в производственном процессе. Что для бизнеса совсем не бесплатно.

При инвентаризации независимой командой работа подрядчика оплачивается, однако работники остаются на местах, производственный процесс идет своим чередом, а ревизия может быть проведена синхронно во всех подразделениях и филиалах организации. Немаловажный плюс — независимая инвентаризация гарантирует точный и достоверный результат, ведь в команде счетчиков и ревизоров нет людей, заинтересованных в подтасовке данных.

Компания REVIZOR специализируемся на независимой инвентаризации всех форматов, от плановой до срочной. Мы проводим выборочные и полные ревизии имущества для торговых, производственных предприятий, компаний банковской сферы и сферы услуг:

работаем с собственным программным обеспечением, техническим оснащением и командой профессиональных счетчиков;
проводим синхронную инвентаризацию филиальной сети независимо от географии и масштаба;
соблюдаем конфиденциальность;
работаем в жестких временных рамках, строго соблюдая сроки;
выходим в ночные смены и по выходным, чтобы не нарушать рабочий режим предприятия;
составляем отчеты в удобной для аналитики и интерпретации форме, совместимой со всеми ERP-системами.