Вернуться
Инвентаризация ТМЦ

22.09.2020 / Статьи Инвентаризация ТМЦ

Пересортица и недостача — проблема компаний любой сферы деятельности. И если при стабильной работе предприятия это проблему можно откорректировать постфактум, в условиях кризиса несовпадение фактического товарного остатка с расчетным станет фатальным.

Вот для чего важно не просто регулярно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а проводить ее объективно, одновременно на всех объектах предприятия, в плановом и внеплановом режиме. Только в этом случае менеджмент будет понимать реальное положение дели владеть ситуацией.

 Инвентаризация ТМЦ

Как правильно провести инвентаризацию ТМЦ

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств правильность инвентаризации ТМЦ определяется только составом и корректностью документальной базы. Правильность с точки зрения полезности и прикладной ценности для бизнеса диктует практика.

Одномоментная проверка

Компаниям с сетью филиалов или территориально распределенными объектами (склады, магазины, производственные цеха) необходимо проводить одновременный контроль всех точек. Это исключит возможность преднамеренного или непреднамеренного перемещения товара, а значит и даст объективный результат.

Схема подставного перемещения товара с переоформлением из одного филиала в другой — один из самых распространенных вариантов мошенничества с ТМЦ. По окончании проверки «переоформленные» товары возвращают в документы, ТМЦ остаются вне поля зрения руководства. Ревизия сразу во всех филиалах нейтрализует эту схему в 100% случаев.

Регулярность

Как мероприятие, требующее колоссальных затрат времени и трудовых ресурсов, инвентаризацию, как правило, делают только при выявлении крупной кражи или для оценки последствий чрезвычайной ситуации. Редко, где ревизионный контроль проводят перед ежегодным бухгалтерским отчетом и еще реже при смене материально ответственного лица. Что не только противоречит требования законодательства, но и негативно отражается на внутренней дисциплине, соответственно, и на экономических показателях.

Полную плановую инвентаризацию необходимо проводить ежегодно, и регулярно, раз в квартал, например, делать ревизии отдельных участков или выборочные внеплановые проверки.

Независимая оценка

Привлечение сторонних специалистов обеспечивает объективность, полностью исключающую человеческий фактор. Персонал независимого подрядчика не будет подсчитывать один и тот же товар несколько раз, подменять упаковку или делать подставные списания, в попытке скрыть собственную нечистоплотность или в рамках сговора с кем-то из сотрудников. Тогда как у штатных работников всегда есть доступ к учетному ПО, товару, или инвентаризационной описи.

Практика показывает, что даже чередование независимых внеплановых проверок с плановой частичной ревизией собственными силами дает положительный результат: подтягивается дисциплина, снижается количество хищений, планово-экономический отдел работает на основании корректной и актуальной информации, бухгалтерия оперирует реальными данными, а дирекция при планировании и оценке может опираться на проверенные цифры.

 Оценка инвентаризация

Компания «Ревизор» проводит независимую инвентаризацию, ориентируясь на прикладную ценность проверки:

1. Быстро и одномоментно. Географически распределенный штат счетчиков и экспертов-ревизоров позволяет проверять одновременно несколько территориально распределенных объектов. Так в компании проводили инвентаризацию ТМЦ сети строительных гипермаркетов — более 250 ревизоров вышли в ночную смену в магазины сразу в нескольких регионах. Подготовка заняла 2 дня, инвентаризацию торговых залов сделали за 1 ночь.

2. Беспристрастно. Счетчики и ревизоры никак не связаны с сотрудниками подрядчика, поэтому все цифры объективны, а отчеты прозрачны.

3. Простая интерпретация и практическая значимость результатов. Отчеты легко интегрируются в систему учета, а помимо сухих цифр заказчик получает рекомендации по улучшению технологии инвентаризации. Эти рекомендации компания может использовать при проведении последующих плановых или внеплановых проверок собственными силами.

>Особенности проведения

Специфика инвентаризации товарно-материальных ценностей кроется в разнообразии вариантов хранения ТМЦ. Оборотные активы предприятия могут:

Независимо от местонахождения товарно-материальных ценностей, они должны учитываться, контролироваться, а их перемещения внутри компании обязательно документироваться.

Технология контроля от товара к товару может отличаться. Например, для товаров с поштучной упаковкой проверяющие просто вскрывают палету, пересчитывают продукцию и сверяют данные с описью. Сыпучие и жидкие ТМЦ взвешивают, измеряют их объем. Когда нет возможности взвесить или проверить литраж, массу считают по соответствующей формуле.

Для сельскохозяйственной продукции, масса которой измеряются в тоннах, используются специальные таблицы — по ним даже корнеплоды, хранящиеся навалом, можно пересчитать в тоннаж.

Если для учета товарно-материальных ценностей выбрано рабочее время, на складе или производстве приостанавливаются прием и отгрузка, закрывается доступ для всех, кроме членов комиссии и материально ответственного лица. На больших складах, где за одну дневную или ночную смену провести ревизию невозможно, после каждой рабочей смены комиссии помещение опечатывают, описи и документы помещают в сейф. При ночных проверках такой необходимости нет.

Этапы процесса

Подготовка

Подготовительный этап на 90% состоит от документальной работы: решение о ревизии отражают в приказе, подписанном руководителем. С ним обязательно знакомят всех сопричастных к инвентаризации ТМЦ, занося данные о приказе в журнал регистрации. Такой журнал можно вести по форме ИНВ-23 или по собственной форме предприятия, утвержденной в учетной политике. Так как приказ является основополагающим документом для инвентаризации ТМЦ, важно оформить его в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества». Два этих документа регламентируют порядок оформления и документирования инвентаризации.

В приказе оговариваются сроки и цель ревизии, формируется состав комиссии. Согласно вышеуказанным нормативным документам, в рабочей группе должно быть не менее трех участников так или иначе связанных с оборотом товарно-материальных ценностей. Обычно, это бухгалтер, товаровед или технолог, сотрудник планово-экономического отдела или юрист.

В состав комиссии не входит материально-ответственное лицо (МОЛ), тем не менее, этот сотрудник обязательно присутствует на этапе подсчета фактического наличия — это важный нюанс, потому что без МОЛ инвентаризация может быть признана недействительной. Более того, присутствие МОЛ при учете настолько важно, что даже при содержании материально-ответственного сотрудника под стражей, его доставляют к месту проверки для участия в ревизии.

Перед ревизией материально-ответственное лицо или лица, если их несколько, должны сдать в бухгалтерию приходные и расходные документы, расписавшись в их передаче. Тем самым подтверждается, что все поступившие ТМЦ оприходованы должным образом, а вышедшие из обращения — списаны.

Проверка

На этой стадии рабочая комиссия со счетчиками выходит на склад и ведет фактический учет товарно-материальных ценностей. При подсчете заполняются ведомости, обычно с перекрестной проверкой. Исправлять или корректировать ведомости, даже в процессе работы, запрещено, так как этот документ по окончании проверки передается в бухгалтерию.

 Проверка инвентаризация

Чтобы сверка описи с фактическим наличием ТМЦ прошла как можно быстрей, перед проверкой склад, торговый зал или любое другое место хранения ТМЦ необходимо подготовить. В «Ревизор» при проведении независимой инвентаризации товарно-материальных ценностей заранее проверяют, есть ли свободный доступ к полкам, стеллажам и местам хранения. Если нет — подготавливают. Также перед учетом размечаются зоны подсчета, по ним распределяются сотрудники с оборудованием: каждый знает, где начинается и заканчивается зона его ответственности, что ускоряет процесс и исключает ненужное дублирование. Обязательно убирают с места проверки все личные вещи или товары, не подлежащие учету. Это необходимо, чтобы не исказить результаты.

 Сверка инвентаризация

Сверка

На стадии сверки инвентаризационные описи сверяют с приходно-расходными документами и данными бухучета. Для несоответствий используются сличительные ведомости по форме ИНВ-19 — они показывают, по какой позиции и в каком количестве найдено несоответствие. Один экземпляр ведомости остаются в бухгалтерии, другой передают материально ответственному лицу.

Сличительные ведомости рассматривает комиссия. Она же анализирует результаты проверки и устанавливает причины несоответствий. Итоги работы оформляются протоколом или ведомостью по форме ИНВ-26.

Основные документы

Основными документами для проведения и фиксирования результатов инвентаризации ТМЦ являются:

Для большинства документов есть готовые формы, разработанные в рамках Постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88. Это рекомендуемые формы. И если предприятию удобней работать по другим формам, оно может их разработать и утвердить в учетной политике.

Что касается акта/протокола решения комиссии, для него регламентированной формы нет и он не включен в состав обязательных документов при проверке ТМЦ. Однако в судебной практике есть прецеденты, когда такой акт принимался как доказательство причинения имущественного ущерба организации, поэтому если ревизия выявляется факт хищения, выводы комиссии желательно подкрепить таким документом.

 Документы по инвентаризации ТМЦ

Нюансы и специфика

Учет товарно-материальных ценностей может проводиться полностью, по всем товарным группам и объектам компании. В этом случае говорят о полной или тотальной инвентаризации ТМЦ, часто совмещаемой с проверкой основных средств. В этом формате сверку удобно проводить в конце года. Это позволяет получить данные о хозяйственной деятельности и соблюсти требования ФЗ 402 «О бухгалтерском учёте»: закон обязывает предприятия сличать документальные данные с фактическим количеством в конце четвертого квартала каждого кода перед составлением бухгалтерской отчетности.

Учет отдельных видов товарно-материальных ценностей, например, только сырье или только готовая продукция, а также отдельных объектов размещения, относится к категории частичного. Им можно ограничиться при смене материально-ответственного лица на данном объекте или изменения бизнес-процессов по данной категории товара.

Выборочной считают ревизию устаревшего, бракованного, уцененного ТМЦ или товаров в аренде.

По формату проведения инвентаризации ТМЦ делят на плановые, которые проводятся по заранее утвержденному графику, и внеплановые, инициируемых без привязки к графику или обязательным по ФЗ 402 условиям (продажа или передача в аренду, смена МОЛ, форс-мажор, реорганизация и пр.).

Плановую, внеплановую, тотальную или частичную независимую инвентаризацию ТМЦ в «Ревизор» вы можете заказать прямо сейчас — достаточно заполнить заявку. С успешно проведенными проверками можно познакомиться в разделе «Проекты», а уточнить сроки, рассчитать стоимость и задать вопросы по процессу можно по тел. +7 (495) 145-79-73 или e-mail info@rvzr-invent.ru.

Заказать звонок