Вернуться
Идеальная инвентаризация

08.01.2020 / Статьи Идеальная инвентаризация

«Копейка рубль бережет» — пословица, применимая ко всем бизнесам. Но она не про экономию и осторожность в инвестировании, а про бережливость в хорошем смысле этого слова. Про актуальную информацию об остатках, минимум пересортицы и брака, нормы списания, просрочку, товарный запас и цельную картину движения ТМЦ. В долгосрочной перспективе с этим может помочь автоматизация и цифровизация бизнеса. Здесь и сейчас — грамотно налаженная и организованная инвентаризация. 

Кому это нужно?

Малому, среднему, крупному бизнесу — всем, кому важно контролировать товарооборот и принимать управленческие решения на основе актуальных учетных данных. Это в целом. Если конкретно, то бить тревогу и планировать инвентаризацию на ближайший месяц/квартал  имеет смысл при:

Чтобы решить эти проблемы, малому бизнесу может быть достаточно 1-2 тотальных ревизий в год или ежеквартальной выборочной инвентаризации. Для бизнеса с многотысячной товарной номенклатурой или высокой оборачиваемостью, например, общепита, розничной торговли, сервисных предприятий, нормой жизни должны стать систематические, ежемесячные или поквартальные ревизии. 

Чего ждать от инвентаризации

Практическая применимость результатов инвентаризации зависит от того, как организован процесс и как интерпретируются полученные данные. 

Понятно, что формальный подход даст сухие цифры, по которым просто придется списать недостачу, оприходовать излишки. В очередной раз. 

Если подойти к инвентаризации, как к внутреннему аудиту бизнес-процессов, результаты помогут внести изменения в технологические процессы, оптимизировать график отгрузки, найти и решить проблемы в работе склада. В целом — повысить эффективность, сократить потери, снизить процент рекламаций.  

В торговле, услугах и общепите регулярные плановые проверки работают не хуже анализа продаж. Так, по состоянию склада при магазине или кафе можно понять, какие позиции раскупаются хуже, какие постоянно попадают в просрочку или заканчиваются раньше, чем поступает новая партия. Даже этих скромных данных достаточно, чтобы проанализировать ассортимент, пересмотреть условия хранения, сменить поставщика или оптимизировать режим поставок.

идеальная инвентаризация

Виды и форматы инвентаризации

Здесь у бизнеса большой выбор:

Обязательная ежегодная проверка перед сдачей баланса — это, обычно, плановая полная инвентаризация. Материально ответственных лиц о ней предупреждают заранее и ТМЦ, ОС, кассу пересчитывают полностью.

Частичные и выборочные проверки в розничной и мелкооптовой торговле, общепите, в сфере услуг лучше проводить внепланово. В этом случае ревизия даст не только общую картину движения ТМЦ, но и своеобразный срез порядочности персонала, эффективности учета.

Достаточно раз в месяц или квартал проверять самые маржинальные позиции, чтобы видеть, где идет утечка, случаются постоянные просчеты и ошибки.

Отладка процесса

Формальный подход к инвентаризации — результат стереотипа о том, что ревизия требует кипы бумаг и массы времени. Если отладить процесс, подготовка будет занимать минимум рабочих часов, а подсчет и сличение данных ускорится в 1,5-2 раза. Останется только сесть и разобраться, как интерпретировать полученные сведения.

С предварительным этапом ничего сложного:

  1. График, виды проверки, формы документов, список ревизоров указывается в приложении к Учетной политике
  2. Формируется комиссия
  3. Издается приказ
  4. Документы на приход/расход передаются в бухгалтерию
  5. Составляются ведомости, обозначаются цели и задачи
  6. Объект инвентаризации готовится к проверке. 

Оптимизировать подготовительный этап инвентаризациипомогает Учетная политика. Если прописать в ней все детали, от сроков плановых проверок до постоянных членов ревизионной комиссии, в течение года на «бумажную» часть будет уходить 1-2 рабочих дня. С самой ревизией — как с учениями: чем чаще проводится, тем быстрей и четче идет процесс. Сотрудники знают, что от них требуется, понимают цели и задачи работы, ориентируются на складе и в технологических картах, владеют основными приемами подсчета.

Еще проще, если инвентаризация проводится силами привлеченных экспертов, под контролем сторонних ревизоров или с помощью автоматизированных программ. Такой подход сокращает проверку большого склада или филиальной сети с 3-5 дней до суток и позволяет оперативно, фактически в онлайн-режиме формировать отчет по ревизии.

Человеческий фактор

Проводя ревизии силами персонала, полностью исключить человеческий фактор не получится: заинтересованные в искажении фактов сотрудники, так или иначе, найдут способ обойти контроль и подтасовать данные.

Выхода два:

  1. Проводить двойную инвентаризацию, когда одна группа счетчиков идет следом за другой. Эффективно, но долго и трудозатратно.

  2. Привлекать сторонних счетчиков или ревизоров-экспертов. В первом случае инвентаризацию проводят счетчики компании-аудитора. Во втором подсчет могут вести сотрудники предприятия, но под контролем экспертов-ревизоров независимого подрядчика. 

Оба варианта помогают минимизировать влияние человеческого фактора на результаты инвентаризации и по итогам ревизии получить достоверные, точные данные. При этом, чем чаще проводится независимый контроль, тем меньше процент погрешности каждой последующей ревизии, меньше внутренних потерь и неоправданных расходов. 


Заказать звонок