Вернуться

27.02.2015 / Статьи Проводим инвентаризацию

Что такое инвентаризация?
 
Ее название, буквально переведенное с английского, – “взятие остатков”.
 
Для чего необходим подсчет реального количества товаров в магазине или на складе? Дело в том, что по разным причинам, при наличии достаточно большой номенклатуры и высокой оборачиваемости, количество товаров в магазине отличается от количества, зарегистрированного в базах данных. Почему? У этого явления есть много причин. Совсем необязательно, что это следствие злоупотребления персонала или “забывчивости” клиентов. Это может быть ошибкой регистрации приема-отпуска товаров, результатом усушки, утруски и т.д. Как велико может быть отклонение? Если мы говорим о супермаркетах, где оборачиваемость товара высокая, то за год естественные отличия (не связанные со злонамеренностью организованных лиц и с системными проблемами с учетом) могут привести к различию учетных и реальных данных до 30%! Эта ситуация ведет к тому, что при заказе товаров заказанное количество не будет оптимальным, а в некоторых случаях доходный товар просто будет снят с продажи! При современной конкуренции сетей магазинов такие проблемы в эффективности закупок могут привести к серьезным трудностям в развитии предприятия.
 
Инвентаризация бизнеса также проводится с целью “чистки” компьютерной базы. К примеру, на одном товаре из-за ошибки сотрудников магазина или компании располагается не один, а два или даже три штрих-кода. В итоге продается товар по одной цене, а в учете отражается совсем другая. Кроме того, в базе данных часто “зависают” товары, которые уже давно сняты с продажи, но остались в номенклатурном справочнике, потому что где-то числятся 1–2 штуки, которых в реальности уже давно нет (или они находятся в недоступном для покупателя месте). Эта проблема может оказаться для компании еще более серьезной, чем отличие логического учета от реального. Например, для развивающейся сети номенклатурная база товаров может быть в 3 раза больше реального количества товара. Пример из практики. У одного предпринимателя количество товаров в торговле по его данным составляло 27000, но после удаления товаров, которые не оборачивались более года и имели нулевые остатки после проведения инвентаризации в магизне, в базе осталось только 8700.
   
Наконец, еще один смысл проведения инвентаризации на предприятии – выявление поврежденных или непроданных товаров, от которых быстро и без сожаления нужно освободиться. Если бизнесмен хочет успешно хозяйствовать, он не может обманывать себя в отношении действительной стоимости продукции.
   
В любом случае, вооружившись полученной в результате инвентаризационного аудита информацией, руководитель сможет впоследствии наладить правильное товарное движение.
 
Свой среди чужих, чужой среди своих
   
Многие компании и проводят инвентаризацию имущества организации своими силами. Между тем, имеющийся опыт говорит о том, что независимый инвентаризационный аудит может оказаться куда полезнее и эффективнее, чем “опора на свои силы”. Отчего так происходит? Тому есть множество причин. Хотелось бы перечислить наиболее важные из них.
 
Сама ситуация, когда контроль ведут люди, материально ответственные за остатки товаров (т.е. за совпадение логического и физического учета), ставит этих людей в ситуацию конфликта интересов – они должны сами себя контролировать.
   
Кроме того, продавец магазина в настоящее время – одна из самых низкооплачиваемых работ. При этом “текучка” в этой профессии достаточно высока. В среднем продавец супермаркета работает в магазине не больше 6 месяцев. Это означает, что расходы на обучение персонала становятся существенными. И если компании не надо обучать работников функциям ведения подсчета товара, то появляется возможность иметь более квалифицированный персонал при меньших затратах.
 
Сегодня аудит проводится не с помощью ручки и тетрадки, а с использованием специального оборудования и по разработанным технологиям. Аудиторы специально обучаются для проведения подобных работ, и результат их подсчета контролируется компьютерными программами для предоставления достоверного результата (с доказанной достоверностью). Аудитор, получивший специальное образование, теряет свою квалификацию, если не участвовал в инвентаризации в течение 3 недель. 
   
Независимая фирма-аудитор, которая ведет подсчет товаров, не нуждается в информации о ценах на товары, не имеет информации о движении продукции и не нуждается в информации о “действительном” количестве товара – т.е. о количестве, зарегистрированном в базе данных. Дело в том, что количество товара, подсчитанное профессионалами, и есть действительное и доказанное с достоверной точностью. По желанию клиента представитель фирмы может участвовать в обработке и сравнении данных логического учета и результатов инвентаризации бизнеса, но для самой технологии подсчета это совершенно необязательно. 
   
Результатом инвентаризации является четко определенный продукт, адаптированный под требования ERP-системы клиента и особенности менеджмента. 
 
Под покровом ночи
 
Если раньше инвентаризаторы считали “вручную”, то сейчас такого почти уже не встретишь. Сегодня инвентаризация на предприятиях и в организациях проводится с помощью сканера, считывающего необходимую информацию со штрих- и бар-кодов. Счет происходит в электронном виде, и регистрирует не только результат, но и процесс счета. Если нужно локализовать, где и какое количество товара было посчитано, достаточно сделать распечатку, из которой прямо будет следовать, где и что лежит. На этой же распечатке четко будет видно, существует ли пересортица или недостача. И если нужно перепроверить, пересчитать, то это будет достаточно легко сделать, ведь вся информация о несовпадениях – перед вами. После введения этих данных в компьютер, алгоритм рассчитывает достоверность результатов и потребности в повторном контроле. 
   
Как часто нужно проводить инвентаризацию в крупных компаниях? Практика показывает, что оптимальное значение составляет не менее 3 раз в год. Однако для быстро растущих сетей с большой оборачиваемостью товаров целесообразно делать это раз в квартал. Как правило, после проведения двух-трех ежеквартальных инвентаризационных аудитов уровень недостач снижается на 20–50%.
   
В идеале проводить ночные инвентаризации, когда организации не работают. Если же, допустим, магазин круглосуточный, тогда аудит нужно проводить в наименее “занятый” день с небольшим потоком покупателей. Бывают ситуации (например, в случае с гипермаркетами), когда ночную инвентаризацию приходится проводить в два приема: во время первого идет считывание товаров, во время второго – взвешивание.
 
Воруют…
 
Услуга, которую предлагают независимые аудиторы, не имеет прямого отношения к борьбе с кражами, поимке злоумышленников и их задержанию. Результатом работы компании-аудитора является подсчитанное с доказанной точностью количество товаров в указанном помещении и предоставление результатов подсчета в удобном для клиента виде. Таким образом, независимая инвентаризация не отбирает “хлеб” у служб внутренней безопасности сетей и складов, а дает удобный и точный инструмент.
 
Тем не менее, опыт показывает, что у клиентов, использующих независимую инвентаризацию, недостачи и хищения резко снижаются. В чем же дело? Просто после первой же инвентаризации приводится в порядок база данных, и пути утечки товаров становятся более прозрачными. А сотрудники внутренней безопасности, освобожденные от организации технологически трудоемкого процесса подсчета и регистрации результатов, могут сосредоточиться на поиске и анализе движения материальных средств. Сама процедура подсчета товаров становится для руководителей компании не сложным проектом (почти подвигом), а просто рутинной операцией: позвонил – заказал – получил результат.
 
P.S.

Инвентаризация бизнеса, прежде всего, нужна владельцу или менеджеру, который хочет быть реальным хозяином своего торгового предприятия, который реально хочет знать, что у него происходит на предприятии, получать достоверную, качественную информацию, позволяющую оперативно принимать решения. В Европе, где в основном представлены большие международные торговые сети, данный вопрос даже не актуален – подавляющее большинство инвентаризаций проводят именно независимые компании.

Исходя из имеющегося опыта, можно смело говорить о том, что востребованность услуг независимых аудиторов растет. Что неудивительно. Еще в древнейшие времена появилось разделение занятий: одни добывали пропитание, другие готовили еду, третьи возводили жилища. Здесь то же самое. Кто-то должен закупать товар. Кто-то – продавать его. А кто-то – считать.

Заказать звонок