Вернуться

02.02.2015 / Статьи Инвентаризация «не для галочки»

Все чаще ритейлеры обращаются за помощью к внешним компаниям для проведения независимой инвентаризации. Ведь специалисты в этой области являются не только «ходячими сканерами», но и «хранителями знаний», досконально контролирующими бизнес-процессы. А высокий профессионализм сотрудников, отшлифованные технологии и наработки в этой сфере делают довольно хлопотный процесс делом простым и приятным для заказчика. И максимально эффективным. Об особенностях современной инвентаризации товара в магазинах читателям журнала «Точка продаж» рассказали Алексей Вишняков, директор департамента независимой инвентаризации , и Андрей Худяков, генеральный директор компании ООО «Обувь Ком». Руководителей уже не первый год связывают не только взаимовыгодное сотрудничество в бизнесе, но и теплые, искренние партнерские отношения.
 
Расскажите, в какой момент для торгового предприятия наступает «час Х» – приходит решение доверить проведение инвентаризации в магазине «специально обученным людям»? Ведь бытует пословица: «Если хочешь что-то сделать хорошо – делай это сам»…
А. Х.: Основной задачей любого бизнеса является получение прибыли, при этом компании всегда нужно оптимизировать бизнес-процессы, снижая их стоимость, при этом повышая их качество и эффективность. Компания ООО «Обувь Ком» – регионально ориентированная компания, а проведение инвентаризации в разных регионах – это как раз один из тех бизнес-процессов, который проводить своими силами, во?первых, будет дороже, а во?вторых, совсем неэффективно. Именно поэтому возникает решение привлекать для этих целей специализированные компании, которые отвечают договорными обязательствами за качественное и своевременное оказание услуг.
Некоторое время мы проводили инвентаризации в магазине самостоятельно, но решение о том, что этот процесс нужно отдать на аутсорсинг, было принято в тот момент, когда в компании было всего 5 магазинов. Мы получили коммерческие предложения от ряда организаций, специализирующихся на проведении инвентаризаций, остановились на компании Revizor. Сразу состоялся конструктивный диалог, приведший в конечном итоге к плодотворному, долговременному сотрудничеству. Хотя я не думаю, что мы были Revizor слишком интересны в тот момент, на начальных этапах нашего развития…
– Вот это неверно! – не соглашается Алексей Вишняков – Исключительно интересно было вместе работать с самых первых дней. Естественно, порой набивали себе шишки, не без этого, но одновременно и набирались опыта, оттачивали технологии. Основной целью привлечения внешней компании для проведения инвентаризации как раз и является повышение эффективности и достоверности учета товарно-материальных запасов (при одновременном снижении затрат на проведение процедуры) и уменьшения негативного влияния «человеческого фактора» на результаты инвентаризации. Необыкновенно интересно не только наблюдать за быстрым развитием бизнеспартнера, но и быть сопричастными его процветанию…
– На рынке мы с 2010 года, – скромно добавляет генеральный директор компании ООО «Обувь Ком». – На момент подписания договора с Revizor у нас было 8 розничных магазинов, сейчас больше 50?ти, а до сентября 2012 г. откроется еще 20!!! Как видите, цифры говорят сами за себя.
Специалисты компании Revizor могут подтвердить, насколько сильно за это время изменились магазины ООО «Обувь Ком», изменения коснулись всего: это современное IT-оборудование и программное обеспечение, это внешний вид магазинов, удобный мерчандайзинг, качество учета ТМЦ, фабричная маркировка товаров и установка скрытых датчиков защиты на товар, а также, конечно, качество процесса инвентаризации, в доработке и улучшении которого сотрудники Revizor принимали непосредственное участие.
 
Приоткройте секреты особенностей современной инвентаризации.
А. В.: За последние годы технологии в проведении инвентаризаций шагнули далеко вперед, и технически возможно проводить инвентаризации торговых объектов и складов за считанные часы, с минимумом неудобств для компаний.
Предварительная подготовка является важной частью успешной инвентаризации. Для каждого случая разрабатывается персональный план организации и проведения процедуры. На основе этого плана компания получает максимально достоверные результаты о проведении подсчета имущества. Отлаженность процессов и технологическая оснащенность ревизоров позволяют проводить инвентаризацию без отрыва от рабочего процесса сотрудников компании-заказчика. Когда это целесообразно, инвентаризация проводится в ночные часы. Для того чтобы получить максимальный эффект от проведения инвентаризации, в нашей компании используется только самая современная аппаратура, последние технологии и наработки в этой сфере. Благодаря опыту и знаниям нашей команде удается работать только на результат и не терять потенциальную прибыль клиентов…
– Заказчик может быть уверен в беспристрастности наших выводов и подсчетов, в точности и качестве конечных результатов, – убедительно заявляет директор департамента независимой инвентаризации. – В нашей компании работают только специалисты высокого уровня, которые показывают профессиональный подход к выполняемой работе.
 
Процесс инвентаризации, как говорили в старину, поднимает камни, под которыми спят змеи. Опишите, пожалуйста, примеры управленческих решений и действий по результату инвентаризации, возможных превентивных мер безопасности.
А. Х.: В наших магазинах используется «открытая» выкладка товаров, поэтому мы понимаем, что кражи неизбежны, мы установили норматив потерь, который определяется неким процентом от размера выручки. По результатам инвентаризации мы делим магазины на четыре категории: «ниже плана потерь», «плановый результат», «выше плана» и «чрезмерно высокие потери». Если магазины показывают по потерям плановый результат и ниже, мы отмечаем, что все здесь налажено правильно.
Например, в магазинах с большой выручкой чаще всего возникает ситуация, когда потери выше планового норматива, но это не означает, что там работают плохие сотрудники, каждый конкретный случай нужно рассматривать отдельно. Тут возможна и недоработка со стороны работодателей, которые не полностью обеспечили условия сохранности товара, либо отсутствие средств защиты, либо недостаточно обученный и мотивированный персонал. Когда мы только создавали сеть, у нас были схожие проблемы, которые мы сейчас смогли решить. Результат – большинство наших магазинов укладывается в утвержденный норматив потерь.
В любом случае для контроля сохранности товаров в наших магазинах, а также корректного отображения в учете ТМЦ мы запланировали в течение года две плановые инвентаризации, которые будут проводить сотрудники компании Revizor.
Систематическое проведение инвентаризаций в магазине дисциплинирует сотрудников, сокращается количество ошибок связанных с приемкой/отправкой товаров, повышается внимательность кассиров, которые фактически отдают товар в «руки» покупателям и принимают его в случаях возврата. Резко сокращается количество пересортиц!
 
И все же, если продолжить образное сравнение работы инвентаризатора с работой змеелова, змею поймали – и… Какими будут дальнейшие действия?
А. В.: Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование. Приведу пример: после проведенной нашей компанией инвентаризации обнаружилась большая недостача, и наш менеджер представлял интересы заказчика в суде как свидетель. И по суду компания-заказчик получила возможность потребовать возмещения потерь с материально ответственных людей.
А. Х.: Сотрудники, работающие в наших магазинах, подписывают договор о коллективной материальной ответственности. Основанием для привлечения членов коллектива к материальной ответственности является материальный ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной актом результатов инвентаризации (инвентаризационной ведомостью). В случаях, если потери выше плановых нормативов, нанесенный ущерб распределяется между членами данного коллектива, а порядок и размер его возмещения регулируется действующим законодательством.
 
Расскажите об анализе результатов инвентаризации, с точки зрения аудитора и инвестора.
А. В.: Можно сказать, что в процессе долгосрочного и конструктивного сотрудничества компания-заказчик и компания-исполнитель взаимовыгодно дополняют и поддерживают друг друга, постоянно учатся чему-то новому. Известно, что при проведении инвентаризации выявляется множество ошибок, допущенных при хранении и перемещении ценностей. Кроме того, не секрет, что при проверке обнаруживаются ошибки в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Это тоже одна из функций инвентаризации, которую можно назвать методико-корректирующей, позволяющей не только выявить ошибки, но и разработать приемы и методы их корректировки, исправления, а также стратегию по предотвращению подобных ошибок в будущем. Мы не только выявляем ошибки, но и предлагаем методы их устранения. В итоге данные, полученные при инвентаризации, интегрируются с информацией бухгалтерских программ ритейлера, после чего у отдела планирования появляется моментальная возможность исправить ситуации «на местах», дослать в определенные магазины необходимый товар, удалить ненужные вещи из других магазинов и т. д. В связи с проведением внеплановых инвентаризаций мы научились работать быстро, четко, слаженно. Часто возникают ситуации, когда нужно очень быстро реагировать на запросы клиентов, для того чтобы провести инвентаризацию в любой точке нашей страны.
А. Х.: На взгляд аудитора и инвестора, результаты инвентаризации подтверждают текущие учетные данные о ТМЦ, более того, они отображают, насколько компания заботится о сохранности своего товара и какие меры применяет, чтобы сократить потери.
 
Какие есть пожелания к компании Revizor?
А. Х.: Проводить инвентаризацию одновременно во всех магазинах сети, фактически в одну ночь. На сегодняшний день ни одна компания на рынке не может предоставить такую услугу.
А. В.: Мы постоянно учимся, совершенствуемся благодаря пожеланиям наших клиентов. Наша фирма представляет собой большую региональную сеть. Филиалы компании расположены во многих городах России, и мы имеем возможность предложить партнерам услуги в различных регионах: от Калининграда до Владивостока. Мы не стоим на месте, постоянно развиваемся. И темпы нашего развития дают уверенность, что через короткий промежуток времени мы будем иметь возможность исполнить ваше пожелание.

Заказать звонок